川华院办[2008]4号
关于学院公文处理的规定
各处室、系：
为规范我院行政公文格式，保证公文形式的严肃、整洁和统一，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》、国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》及成都市的有关规定，并结合学院实际，特作如下规定：
一、各部门应本着简化工作程序、减少公文、提高办事效率的原则处理公文。
行文应当确有必要，注重实效；发文格式要正确，内容要情况确实、观点明确、条理清楚、层次分明、文字精炼、标点准确、篇幅力求简短，用印清楚；收发文要登记清楚；领导会签、签发、批示统一使用蓝黑、炭素墨水或墨汁；公文处理结束后，及时存档。
二、统一规范学院公文的发文机关标识和发文字号
1、公文的发文机关标识与用印
学院各种正式公文一律使用含有“四川华新现代职业学院文件”的发文机关标识的版头，学院常用公文版头分为《四川华新现代职业学院文件》或《四川华新现代职业学院》两种。
《四川华新现代职业学院文件》适用于学院对上、对下行文时使用；《四川华新现代职业学院》适用于与学院不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用。公文的发文字号和用印必须与所使用的发文机关标识一致。
2、公文的发文字号
学院、职能处室发文的发文代字依据行文关系，主要使用以下几种：
| 序号 |
发文 代字 |
发文机关标识 |
发文字号 |
适用公文 |
| 1 |
院发 |
四川华新现代职业学院文件 |
川华院〔20XX〕X号 |
学院最高 行政文件 |
| 2 |
院函 |
四川华新现代职业学院 |
川华院函〔20XX〕X号 |
学院公函 |
| 3 |
院X发 |
四川华新现代职业学院文件 |
川华院X〔20XX〕X号 |
学院 下行文 |
三、公文处理中行文的规定
1、上行文处理
学院向省教育厅等上级主管部门呈报的各种文件，一律使用以“四川华新现代职业学院文件”为发文机关标识的上行文格式。按职责范围和业务性质，公文由相应的职能处（室）承办。承办单位负责公文的草拟、核稿，由院长签发后，交院办确定学院发文字号、缮印、用印、存档，承办单位呈报。特殊情况时可由主管院长签发，但过后须报院长补签。各职能处（室）、系均不得越过学院向上级机关行文．
学院各职能处（室）、系向学院董事会、院领导呈报的请示，通常不使用正式公文，由各职能处（室）、系领导签署或用印后，一般情况下经院办呈报院领导，情况特殊或事情紧急时可直接呈报主管院领导。
各系需学院解决处理相关事宜时，可直接将材料送相应职能处（室），职能处（室）应在职权范围内积极予以解决；确不能解决时，应说明情况，签署意见后由职能处（室）呈报主管院领导。
2、下行文处理
凡事关全局的决定、人事任命、制度建设等事项，均使用“四川华新现代职业学文件”发文机关标识的格式行文。事关全院范围的一般性事项和通知，可使用学院“通知”的公文格式，以院办或相应单位的名义行文。按职责范围和业务性质，公文由相应的职能处（室）承办。承办单位负责公文的草拟、核稿，报主管院领导审批后，由院办根据承办单位确定发文字号并缮印、用印，承办单位登记下发。
事关局部或仅限于本职能范围内阶段性、常规性工作等事项，各职能处（室）、系可用不套红的普通文件格式行文，报主管院领导审批同意，各职能处（室）、系自行印制和用印后直接行文，同时抄送院办。
3、平行文处理
学院对外无隶属关系的部门、机关、单位之间商榷、询问或答复问题时，主要以函的形式行文，院办统一负责学院对外发函事宜。各职能处（室）和各系对外使用公函时，承办单位负责草拟函件，函中应注明联系单位、联系人、联系电话等，经主管院长审批后，由院办确定发文字号、缮印、用印，承办单位呈送。
4、公文首页与审批页
为了使公文首页规范、统一，正式行文均使用由院办统一印制的公文首页及审批页。
附件：四川华新现代职业学院下行文发文字号
四川华新现代职业学院
二〇〇八年三月六日
主题词：公文 处理 规定
抄送：四川电大资产经营公司 各位院领导
四川华新现代职业学院办公室 2008年3月6日印发
附件：
四川华新现代职业学院下行文发文字号
| 发文机关标识 |
适用公文 |
承办机关 |
发文字号 |
| 四川华新现代 职业学院文件 |
学院下行文 |
学院办公室 |
川华院办〔20XX〕X号 |
| 学生处 |
川华院学〔20XX〕X号 |
| 教务处 |
川华院教〔20XX〕X号 |
| 招生就业处 |
川华院招〔20XX〕X号 |
| 后勤资产处 |
川华院后〔20XX〕X号 |