第一条 为加强学院会议室的管理，提升会议室使用效率，提高会务服务质量，保障学院各项工作顺利进行，特制定本办法。

第二条 本办法所称会议室是指明德楼内由党委办公室、学院办公室（以下简称党院办）负责统一管理和协调安排使用的会议室。

第三条 会议室日常管理由党院办综合科（以下简称综合科）负责，信息中心负责会议室的设备调试及维护，后勤基建处负责会议室卫生以及设施设备摆放；综合科对各会议室定期进行检查，发现问题及时通知相关部门进行维修、保养。

第四条 会议室主要用于学院或部门组织的全院性会议、学习及培训，优先保障学院党委会、院长办公会及院领导参加的学院专题会和重要接待活动等。原则上不得用于部门一般性上课、演讲报告和社团活动。

601会议室主要用于学院党委会、院长办公会、中心组学习、院领导碰头会、重要来访接待等。

602会议室主要用于学院中层干部会、中心组学习（扩大）、干部培训等。

625会议室主要用于院领导接待日、重要来访接待等。

626会议室主要用于各部门组织的会议。

第五条 凡需使用会议室的部门，应至少提前2天申请并办理借用手续，注明使用的时间、人数、需用设备等，由综合科按照先后顺序、轻重缓急原则统筹安排。临时召开的紧急会议需要使用会议室时，应提前至少半天向综合科提出申请。未经申请一律不予借用。如部门临时取消申请，再次使用时需重新申请。

会议室使用流程：按程序到综合科（明德楼604室）预约登记—会议开始前半小时到综合科领取会议室钥匙—按约定时间使用—还原会议室—归还钥匙。

第六条 如遇会议发生冲突，要坚持局部服从整体的原则。遇学院层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门，在不能调换的情况下，部门应先让位于学院层级的重要会议。部门间的会议冲突本着重要、紧急优先的原则由相关部门自行协商解决。

第七条 本着谁使用谁负责的原则，使用部门自行负责会议的会务（如座牌、茶水等）、人员接待、会议记录等工作。如需使用会议室话筒、LED等设备，登记时应提前注明。因使用完毕未关闭空调、电源、未关门等，造成设备和物品损坏或丢失的，由使用单位承担相应责任。

第八条 使用期间，请爱惜会议室的设施设备。与会人员要自觉维护环境卫生，不乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。会议结束后，使用部门应及时整理会议室，关闭各种电器设备，还原桌椅等。会议室使用将纳入年终目标考核，如未按要求使用超过三次，将取消会议室使用资格。

第九条 会议室原则不悬挂横幅，若需悬挂横幅，应提前向综合科报备，悬挂时不得破坏、弄脏原有装修，会议结束后立即撤除横幅。

第十条 本管理办法自发布之日起执行，由党院办负责解释。